Astuce : Vous êtes auto-entrepreneur et avez des difficultés relatives à la gestion des données personnelles de vos clients ? Des avocats spécialisés sont à votre disposition !
À qui s'adresse le RGPD ?
Le RGPD s'applique sans aucune distinction à toutes les entreprises, qu'il s'agisse des grandes entreprises ou des petites structures, à l'instar des micro-entreprises. En effet, si une personne morale ou physique traite de manière régulière une quantité considérable de données des personnes ressortissantes de l'Union européenne, elle est obligatoirement soumise au RGPD.
Ainsi, toute entité qui, dans le cadre de l'exercice de son activité, collecte, enregistre, organise, conserve, modifie ou utilise des données personnelles est considérée comme un "responsable de traitement".
Cela concerne aussi bien les freelances dans le domaine du numérique que les artisans, commerçants, prestataires de services, artisans ou formateurs en ligne, dès lors qu’ils collectent les données personnelles de leurs clients.
De plus, l'existence d'un site vitrine ou une simple boutique en ligne rend, le RGPD est applicable dès lors que des informations personnelles telles que qu’un nom, une adresse email, un numéro de téléphone ou une adresse IP… sont récoltées.
Quelles sont les obligations de l'auto-entrepreneur en matière de protection des données personnelles ?
En tant que responsable du traitement, tout auto-entrepreneur doit mettre en place des mesures conformes aux principes fixés par l'article 5 du RGPD. Il s'agit de :
- La collecte loyale et transparente des données : les personnes concernées doivent être informées qu'elles font l'objet d'un traitement de données personnelles, de la finalité de ce traitement, la durée de conservation des données, les destinataires potentiels, ainsi que leurs différents droits (accès, rectification, effacement, portabilité, etc.).
À retenir : Le respect de cette obligation de transparence passe notamment par l’affichage d’une politique de confidentialité exhaustive, adaptée à votre activité, et régulièrement mise à jour.
- La minimisation des données : l'auto-entrepreneur ne doit collecter que les informations qui sont strictement nécessaires à l'atteinte du but légitimement visé.
- L'exactitude des données : les données collectées doivent être correctes et mises à jour de manière régulière.
- La sécurisation des données : le travailleur indépendant doit utiliser les outils et protocoles adaptés, afin d'assurer la protection des données personnelles de ses clients.
- La limitation de conservation : les données collectées ne doivent être conservées que pendant la période nécessaire à l'atteinte du but visé.
- La tenue d'un registre de traitements : même un indépendant est invité à documenter les traitements qu'il effectue, et les mesures prises pour assurer leur conformité aux règles en matière de protection des données personnelles.
Attention : En cas de sous-traitance, le responsable du traitement est tenu de s'assurer que les sous-traitants respectent, eux aussi, les règles en matière de protection des données personnelles. Cela doit même être mentionné dans les contrats liant les deux parties.
En d'autres termes, dès qu'un auto-entrepreneur collecte les données personnelles, il doit être en capacité de justifier que le traitement se fonde véritablement sur une base légale. Le fondement le plus courant est le consentement.
Celui-ci doit être libre, spécifique, éclairé et univoque. Il ne suffit plus de pré-cocher une case pour une newsletter ou d’informer de façon vague les clients de la présence de cookies. L’internaute doit comprendre ce qu’il accepte et pouvoir refuser sans conséquence négative.
Par exemple : le refus de cookies ne doit pas empêcher à un internaute d'accéder au site internet.
Quelles sont les conséquences en cas de non-conformité au RGPD ?
Le non-respect du RGPD peut entraîner des conséquences lourdes, même pour les structures individuelles. En cas de contrôle par la CNIL ou de plainte d’un utilisateur, la micro-entreprise peut faire l'objet de sanctions financières dont le montant peut atteindre plusieurs milliers d’euros, en fonction de la gravité de la violation.
Au-delà de la sanction, c’est aussi la réputation professionnelle de l'entreprise qui peut en pâtir. Un client qui découvre que ses données ont été utilisées sans transparence ou conservées au-delà de ce qui est nécessaire peut perdre confiance, se détourner de l'entreprise.
Quelles sont les solutions pratiques pour garantir votre conformité ?
Fort heureusement, il existe aujourd’hui de nombreuses ressources pour vous aider à respecter vos obligations sans être un expert juridique. La CNIL met à disposition des modèles de registres, des guides pratiques et des simulateurs pour évaluer votre niveau de conformité.
En outre, il faut toujours privilégier les prestataires de services (emailing, CRM, hébergement) qui garantissent une haute conformité à la réglementation européenne.
Astuce : Pour respecter le droit du numérique, un auto-entrepreneur doit adopter une série de bonnes pratiques. Il doit par exemple :
- Afficher une politique de confidentialité claire sur son site internet.
- Requérir le consentement explicite de ses clients pour l’envoi de newsletters ou de promotions par e-mail.
- Proposer une procédure simple d’accès, de rectification ou de suppression des données.
- Vérifier que les outils utilisés (CRM, plateforme d’emailing, hébergement web…) sont conformes au RGPD, notamment s’ils transfèrent des données hors de l’UE.
- Notifier toute violation de données personnelles à la CNIL dans un délai de 72 heures si elle présente un risque pour les personnes concernées.
Sources :
https://www.portail-autoentrepreneur.fr
https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj?locale=fr